Unternehmen müssen ein internes Meldesystem einführen, mit dem insbesondere Mitarbeiter Verstöße am Arbeitsplatz melden können. Die neue Pflicht ergibt sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz und tritt am 15. Dezember für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern in Kraft. Gerade diese mittelgroßen Unternehmen sind am meisten vertreten. Sie kommen nun zu den größeren Unternehmen hinzu, für die das Gesetz bereits seit August dieses Jahres gilt. Unternehmen können das Meldesystem, oder die Ethik-Hotline auch auf andere Missstände erweitern, wie Belästigung am Arbeitsplatz, Schikane oder Bossing. Wenn die Unternehmen noch kein eigenes System entwickelten, haben sie noch die letzte Chance sich an externe Lösungslieferanten zu wenden.
Die Verstöße können von einer breiten Skala der natürlichen Personen, den sog. Hinweisgebern, gemeldet werden. Neben Mitarbeitern können das auch Selbständige, Bewerber, Freiwillige, Praktikanten, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder sein. Es ist daher wichtig, dass die Möglichkeit einen Verstoß zu melden leicht und für alle o.a. Subjekte zugänglich ist.
Die Hinweisgeber genießen den gesetzlichen Schutz, das Meldesystem muss deren Identität geheim halten und sie so vor Repressalien insbesondere in Form einer Entlassung, Versetzung auf eine niedrige Arbeitsposition, Gehalts-/Lohnsenkung oder Überführung in ein anderes Team schützen. Es sind nicht nur die Hinweisgeber selbst, sondern auch ihre nahestehenden Personen gesetzlich geschützt. Das kann z.B. der in demselben Unternehmen angestellte Ehemann oder eine Kollegin sein, die bei der Ausfüllung der Meldung oder Erteilung von bestimmten Informationen behilflich war.
Obwohl das Gesetz nicht in der Form verabschiedet wurde, dass von den Unternehmen verlangen würde auch anonyme Meldungen entgegenzunehmen, können sie auch anonyme Meldungen auf freiwilliger Basis ermöglichen, oder die Meldungen auch von Kunden entgegennehmen, die nicht unter dem Gesetzschutz stehen.
Das Gesetz rechnet spätestens innerhalb von dreißig Tagen nach der Meldung mit einer unabhängigen Überprüfung des Verdachts auf Verstöße. Der Hinweisgeber hat zugleich das Recht über die Schlüsse der Überprüfung binnen der o.a. Frist informiert zu werden, wobei die Frist in begründeten Fällen noch zweimal verlängert werden kann.
Unternehmen sollten das Gesetz willkommen heißen, kann es ihnen doch ein paar Dutzende Millionen Kronen einsparen
Für Firmen und weitere Subjekte kann das Gesetz von großem Beitrag sein, da sie dank dessen schneller über Verstöße gegen verbindliche Regeln erfahren und somit weitere Schäden, egal ob finanzieller Art oder die Beeinträchtigung des guten Rufs, vermeiden können. Bei multinationalen Unternehmen ist ein Meldekanal fast eine Selbstverständlichkeit, laut Angaben für das letzte Jahr haben diesen bereits 70 % errichtet.
Aus Sicht der Firmen ist es wichtig, dass der Meldekanal vertrauensvoll, übersichtlich und leicht abrufbar ist, sodass die Mitarbeiter ihn auch tatsächlich nutzen. Ansonsten können sie nämlich gleich von dem Meldesystem des Justizministeriums Gebrauch machen, was für die jeweilige Gesellschaft grundlegendere Prozess-, Finanz- und Reputationsauswirkungen haben kann, obwohl es in dem jeweiligen Fall überhaupt zu keinem Gesetzesverstoß kam. Besteht aber ein verfügbarer und vertrauensvoller Meldekanal, machen die Mitarbeiter in der Regel lieber von dieser Möglichkeit Gebrauch. Der Grund ist ziemlich einfach: sie sind pragmatischer und wissen, dass wenn überhaupt jemand das Problem in naher Zukunft klären kann, ist es gerade der Arbeitgeber.
Für die Nichteinhaltung der Pflichten gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz drohen Unternehmen Geldbußen bis zu einer Million Kronen.
Stanislav Klika