Informationen der Finanzverwaltung zu Benefits für Arbeitnehmer

Mit Wirkung vom 01.01.2024 kommt es im Rahmen des Sparpakets zu einer Reihe von Änderungen im Bereich der Benefits für Arbeitnehmer und weiterer freiwilligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers an Arbeitnehmer. Über die Änderungen wurden Sie von uns durchlaufend in unserem vorgehenden Artikel informiert. Da die Änderungen in der steuerlichen Behandlung gegenüber der bisherigen Praxis so grundlegend sind, erließ die Finanzverwaltung Ende 2023 ein Merkblatt dazu. Nachstehend bringen wir eine Zusammenfassung wichtiger Punkte mit unseren praktischen Beobachtungen.  

Leistungen für Schaffung von Arbeitsbedingungen und Benefits

Alle Geldleistungen und Sachbezüge, die im Zusammenhang mit der jetzigen, künftigen oder früheren nicht selbständigen Arbeit von natürlichen Personen stehen und die von Rechtsarbeitgebern oder anderen Subjekten an Arbeitnehmer oder ihre Familienangehörige gewährt werden, gelten als Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit.   

Zwecks der Beurteilung der steuerlichen Behandlung verschiedener Leistungen und Bezüge über den Rahmen des Arbeitsentgelts ist die Unterscheidung maßgebend, ob es sich um Leistungen oder Bezüge folgender Arten handelt:

• Sicherung oder Schaffung von Arbeitsbedingungen und Erfüllung von Arbeitsaufgaben – diese sind Leistungen, die von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit der Ausübung nicht selbständiger Arbeit genutzt werden, aber bei denen das Interesse des Arbeitgebers infolge einer direkten Bindung an die erforderliche oder effektive Arbeitsdurchführung überwiegt.
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• Benefits – diese stellen einen bestimmten Vorteil, Beitrag oder Nutzen über den Rahmen des Arbeitsentgelts dar, wobei so eine Leistung einen nutzbaren Beitrag oder Vorteil für die Privatsphäre des Arbeitnehmers bringt.

Verpflegung der Arbeitnehmer (Verpflegungszuschuss)

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern als Leistungen über den Rahmen des Arbeitsentgelts einen Verpflegungszuschuss gewähren. Bis Ende 2023 gab es eine unterschiedliche steuerliche Behandlung bei der Gewährung eines Geldzuschusses und eines bargeldlosen Zuschusses. Ab 2024 kommt es zur Vereinheitlichung beider Arten, wie dem nachstehenden Schema zu entnehmen ist.
 

Art des Zuschusses	Steuerliche Behandlung bis 31.12.2023		Steuerliche Behandlung ab  01.01.2024
	Arbeitgeber	Arbeitnehmer	Arbeitgeber	Arbeitnehmer
Geldzuschuss  (Pauschale)	Unbeschränkt steuerlich absetzbar, gemäß Arbeitsgesetzbuch Anwesenheit am Arbeitsplatz während der Schicht von mindestens 3 Stunden nötig	Beschränkt steuerlich absetzbar bis 107,10 CZK (2023) pro Schicht gemäß Arbeitsgesetz-buch, über das Limit einschl. Versicherungs-beiträge zu besteuern	Unbeschränkt steuerlich absetzbar, falls sich der Anspruch aus dem Tarifvertrag, der internen Vorschrift, dem Arbeitsvertrag oder aus einem anderen Vertrag ergibt	Beschränkt steuerlich absetzbar bis 116,20 CZK (2024) im Falle des Arbeitens von mindestens 3 Stunden pro Schicht gemäß Arbeitsgesetzbuch oder 3 Stunden im Rahmen des Kalendertages; Zuschuss oberhalb des Limits ist zu besteuern und unterliegt den Versicherungsbei-trägen
Bargeldloser Zuschuss  (Essensmarken, Essenskarten, ermäßigte Verpflegung in der Kantine, organisiertes Mittagessen in Form von Büfett a. ä.)	Beschränkt steuerlich absetzbar, max. 55 % des Wertes der Essensmarke/des Essens oder 107,10 CZK (2023), gemäß Arbeitsgesetzbuch Anwesenheit am Arbeitsplatz während der Schicht von mindestens 3 Stunden nötig	Unbeschränkt steuerlich absetzbar, d. h. ohne Rücksicht auf die Höhe des Wertes der Essensmarke oder des Essens

 
Praktische Empfehlungen

• Geldzuschüsse oder bargeldlose Zuschüsse für Verpflegung für Dezember 2023 (gewährte im Dezember oder Januar) unterliegen der bis zum 31.12.2023 geltenden steuerlichen Behandlung.  
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• Zwecks der steuerlichen Absetzbarkeit von Verpflegungszuschüssen ist es nötig, dass der Anspruch für Ihre Arbeitnehmer sich aus dem Tarifvertrag, der internen Vorschrift, dem Arbeitsvertrag oder aus einem anderen Vertrag ergibt. Wenn Sie den Anspruch bereits schriftlich verankert haben, empfehlen wir dessen Inhalt zu überprüfen, sodass die Bedingungen für eine günstigere steuerliche Behandlung auch ab 2024 erfüllt werden.
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• Die Befreiung des Verpflegungszuschusses bis zu dem o.a. Limit können Sie auch bei Arbeitnehmern anwenden, deren Arbeit nicht in Schichten aufgeteilt ist (z. B. Geschäftsführer), falls wenn sie mindestens 3 Stunden im Rahmen des Kalendertags arbeiteten.   
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• Haben Ihre Arbeitnehmer eine Schicht, die einschl. der gesetzlichen Ruhepause länger als 11 Stunden ist, kann ihnen ein weiterer Verpflegungszuschuss gewährt und ein weiteres Befreiungslimit angewandt werden.  
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• Sie können nun die diversen Arten von Verpflegungszuschüssen kombinieren, die Befreiungsgrenze ist für alle Arten von Zuschüssen gleich.

Leistungen in Form von Essen oder Getränken neben dem Essenszuschuss

Gewährt der Arbeitgeber an Arbeitnehmer Leistungen in Form von Essen oder Getränken neben dem Verpflegungszuschusses (s. oben), ist stets der Zweck dieser Gewährung zu beurteilen. Der kann folgender sein:

• Durchführung einer Arbeitsaufgabe – z.B. Arbeitsfrühstück, -mittagsessen, -abendessen im Rahmen des Treffens mit einem Geschäftspartner oder Kunden des Arbeitgebers („Arbeitsmittagsessen“),
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• Gewährung kleiner Erfrischungen im Rahmen von Besprechungen oder Lebensmittel und Getränke, die den Arbeitnehmern frei am Arbeitsplatz während der Schicht („kleine Erfrischung“) zur Verfügung stehen.  

Bei beiden dieser Zuschüsse wird für die Anwendung der unten beschriebenen steuerlichen Behandlung im Merkblatt besonders die Angemessenheit der gewährten Leistungen betont. Steuerbehörden werden sich darauf fokussieren, dass es nicht zum Missbrauch oder Vertuschung der Aufwendungen „für Arbeitsmittagsessen“ oder „kleiner Erfrischung“ zwecks Privatkonsums kommt.  

Arbeitsmittagsessen:
Da Arbeitnehmer beim Arbeitsmittagsessen Essen und/oder Getränke konsumieren, die vom Arbeitgeber primär zum Zweck für die Erfüllung von Arbeitsaufgaben (Arbeitsausübung) gewährt wurden, unterliegt dies nicht der Besteuerung und der Betrag wird nicht an das Tageslimit für die Verpflegungszuschussbefreiung angerechnet.  

Aus Sicht des Arbeitnehmers gilt die Aufwendung für Arbeitsmittagsessen als nicht steuerlich absetzbar.  

Am Arbeitsplatz zur Verfügung stehende kleine Erfrischung:
Mit der Gewährung oder Sicherung von kleiner Erfrischung, Lebensmitteln oder Genussmitteln, die in angemessener Menge am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, schafft der Arbeitgeber für Arbeitnehmer geeignete Arbeitsbedingungen und unterstützt die Effizienz der Arbeitsleistung. Aus diesem Grund ist der Sachbezug des Arbeitnehmers steuerfrei und wird nicht an das Tageslimit für die Verpflegungszuschussbefreiung angerechnet.  

Hierrunter können z.B. Obst, Gemüse, Joghurts, Milch, Kaffee oder Tee in der Teeküche, aber auch Erfrischung in Form von belegten Broten, Kuchen, Wraps als Erfrischung in Seminaren u. ä. Arbeitsereignissen fallen. Es ist grundlegend, dass es sich um keine vollwertige Form von Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagsessen oder Abendessen handelt.

Aus Sicht des Arbeitgebers gelten die Aufwendungen für kleine Erfrischung als von Steuern nicht absetzbare Kosten.  
 
Eine spezielle Kategorie aus Sicht der steuerlichen Behandlung ist die Gewährung von Trinkwasser am Arbeitsplatz. Dessen Konsum ist für Arbeitnehmer steuerfrei und beim Arbeitgeber handelt es sich um steuerlich absetzbare Kosten (im Unterschied zu anderen Getränken).

Von Arbeitgebern organisierte Veranstaltungen

Im Zusammenhang mit der Einführung des Befreiungslimits für Freizeit-Benefits führte der Gesetzgeber eine neue Regelung für das Limit für die Befreiung des Sachbezugs in Form der Teilnahme des Arbeitnehmers oder dessen Familienangehörigen an den vom Arbeitgeber für einen begrenzten Teilnehmerkreis veranstalteten Sport- oder Kulturveranstaltungen ein, falls in Hinblick auf die Natur so einer Veranstaltung deren Stattfinden beim Arbeitgeber üblich und deren Form und Umfang angemessen sind. In diese Kategorie fallen Gesellschaftsveranstaltungen wie Weihnachtsabende, Firmenjubiläen, Kindertage und andere ähnliche Veranstaltungen.

Bei Arbeitgebern gelten die Aufwendungen für diese Veranstaltungen als steuerlich nicht absetzbare Kosten.  

In den befreiten Sachbezugskreis gehört sowohl die Teilnahme an der Veranstaltung selbst, als auch die vom Arbeitnehmer oder dessen Familienangehörigen während der Veranstaltung konsumierten Erfrischungen oder Getränke.   

Für die o.a. steuerliche Behandlung gibt die methodische Information als grundlegende Bedingungen insbesondere Folgendes an:

• Der Veranstalter der Maßnahme muss der Arbeitgeber sein. Der Arbeitgeber kann sich zwar von einem professionellen Auftragnehmer die ganze Veranstaltung erbringen lassen, es darf sich jedoch nicht um eine Veranstaltung eines anderen Veranstalters handeln (z.B. Eintrittskarten für Konzert oder Theater).
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• Der beschränkte Teilnehmerkreis im Sinne der Veranstaltung „nur für Geladene“, typisch Arbeitnehmer, Familienangehörige, eventuell Geschäftspartner. Für Nachweiszwecke sollten die Arbeitgeber die Liste der an der jeweiligen Veranstaltung teilgenommenen Gäste aufbewahren.  
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• Die Veranstaltung gilt als angemessen und üblich in Hinblick auf bestehende Standards in der unternehmerischen Praxis, im Anschluss an den Kreis der geladenen Personen und Art sowie Regelmäßigkeit der Veranstaltung. Arbeitgeber sollten die Anwendung der Befreiung bei Arbeitnehmern für Veranstaltungen z.B. in exotischen Destinationen oder bei Wiederholung der Veranstaltung bzw. einmal pro Woche oder Monat meiden.  

Am Arbeitsplatz zur Verfügung stehende Sporteinrichtung und ähnliche Leistungen

Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern in einigen Fällen die Möglichkeit Gebrauch von Sporteinrichtung oder Ähnliches zu machen, die ihnen kostenfrei am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit (oder unmittelbar davor oder danach) zur Verfügung steht und die zum Abschalten, zur Entspannung u. ä. der Arbeitnehmer dienen soll, um die Arbeitsleistung der Arbeitnehmer zu verbessern. Unter so einer Sporteinrichtung kann z.B. Standfahrrad, Sprossenwand, Hanteln, Tischfußball, Tischtennis, Billiards u. ä. verstanden werden.

Der Bezug im Zusammenhang mit der Nutzung der Sporteinrichtungen am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit unterliegt keiner Besteuerung und die zusammenhängenden Aufwendungen des Arbeitgebers gelten als steuerlich absetzbare Kosten – für diese Zwecke empfehlen wir die Möglichkeit der Nutzung der Sporteinrichtungen am Arbeitsplatz in einer internen Richtlinie oder im Tarifvertrag zu regeln. Für diese steuerliche Behandlung wird im Merkblatt die Bindung der Nutzung der Sporteinrichtung an die durchgeführten Arbeitsaktivitäten, deren Platzieren am Arbeitsplatz des Arbeitgebers und die Angemessenheit der Sporteinrichtung im Hinblick auf die Anzahl der Arbeitnehmer, die gewählte Gestaltung oder das Konzept des Arbeitsplatzes oder die Art der ausgeübten Arbeit angeführt.  

In diese Kategorie fallen jedoch nicht die Leistungen, die mit laufenden kommerziellen Dienstleistungen und die infolge ihrer Natur mit öffentlich zugänglichen Sportplätzen, Lektionen, Wechselkursen oder der Öffentlichkeit laufend gewährten Dienstleistungen (z.B. Joga-Kurse mit Trainer, obwohl sie am Arbeitsplatz durchgeführt werden, ferner Sauna, Massagen, vollwertige Sportplätze u. ä.) vergleichbar sind. Solche Leistungen fallen unter Freizeit-Benefits und unterliegen dem Jahresbefreiungslimit. Auch die Möglichkeit der Nutzung einer Sporteinrichtungen ohne direkte Bindung an die durchgeführten Arbeitsaktivitäten gilt als Freizeit-Benefit mit dem Jahresbefreiungslimit.  

Freizeit-Benefits

Die häufig in Anspruch genommenen Benefits, die nun eine Änderung der steuerlichen Behandlung erfahren, sind bargeldlose Zuschüsse des Arbeitgebers für verschiedene Freizeitaktivitäten, Kindergartenbesuche, Gesundheits- und Kursdienstleistungen, Sonderfahrten und Urlaubsreisen, Bücher u. ä.  
Der Zweck (sachlicher Umfang) und die bargeldlose Form der Freizeit-Benefits, die für die Geltendmachung der Befreiung der Bezüge des Arbeitnehmers nötig sind, bleiben unverändert.   

Neu wird jedoch ein Gesamtbefreiungslimit für diese Benefits in Höhe von einer Hälfte des Jahresverdienstes, d.h. 21.983 CZK für 2024 bei jedem Arbeitgeber eingeführt. Das bezieht sich auf die ab dem 01.01.2024 gewährten Zuschüsse. Für die bis zum 31.12.2023 gewährten Zuschüsse galt für die Befreiung des Bezugs ein Limit nur bei Urlaubsreisen und Sonderfahrten in Höhe von 20.000 CZK pro Jahr.
 

Bargeldloser Zuschuss des Arbeitgebers für einen festgelegten Zweck (Kultur- und Sport-veranstaltungen, Gesundheits-dienstleistungen, Urlaubsreisen, Bücher usw.)	Jahreslimit für 2024 ist 21.983 CZK	Arbeitgeber	Arbeitnehmer
	Zuschüsse unterhalb des Jahreslimits	nicht steuerlich absetzbar	steuerfreier Bezug
	Zuschüsse oberhalb des Jahreslimits	steuerlich absetzbar, wenn sich der Anspruch aus dem Tarifvertrag, der internen Vorschrift, dem Arbeitsvertrag oder aus einem anderen Vertrag ergibt	Steuerpflichtiger Bezug, unterliegt den Versicherungs-beiträgen

 
Aus dem Grund der Einführung des Jahresbefreiungslimits müssen die Arbeitgeber eine vollständige und nachweisliche Erfassung führen. Als Sachbezug des entsprechenden Arbeitnehmers gilt dann auch der Benefit, der real von einem Familienangehörigen dieses Arbeitnehmers gewährt oder genutzt wird.  

Zeitpunkt der Gewährung des Benefits:
Nicht nur aus dem Änderungsgrund der steuerlichen Behandlung der Freizeit-Benefits ist die Frage des Zeitpunkts dessen Gewährung vom Arbeitgeber grundlegend, d. h. der Zeitpunkt der Entstehung des Sachbezugs beim Arbeitnehmer.  
Dieser ergibt sich aus der Form der Gewährung der Benefits und dem Zeitpunkt, wann die Leistung oder Mittel dem Arbeitnehmer vorliegen. Wenn also z.B. der Arbeitgeber das Kindergartengeld dem Arbeitnehmer bezahlt, dem Arbeitnehmer eine Jahres-/Monatskarte für Fitnessstudio oder eine Theatereintrittskarte kauft oder übergibt, entsteht in dem jeweiligen Moment dem Arbeitnehmer ein zusammenhängender Bezug ohne Rücksicht darauf, für welchen Zeitraum die Dienstleistung bezahlt wurde.  


Ein spezifischer Fall sind dann die Benefits, die durch Benefits-Gesellschaften gewährt werden, der Zeitpunkt der Entstehung des Bezugs geht primär von der spezifischen Fassung des Vertrags zwischen dem Arbeitgeber und der Gesellschaft aus, die die Benefits-Karten betreibt. Varianten, die in Frage kommen, sind insbesondere folgende:  

• Der Arbeitgeber zahlt einen Monatspauschal für die einzelnen Kartenhalter (z.B. Karten Multisport) oder die Berechtigung Privatgesundheitseinrichtungen zu besuchen.  Die Entstehung der Bezüge erfolgt monatlich je nach der Höhe der Pauschalzahlung für die einzelnen Karten- oder Berechtigungshalter.
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• Der Arbeitgeber lädt auf die Karten der Arbeitnehmer bestimmte „Punkte“ als Äquivalent des Geldbetrags auf, wobei die Inanspruchnahme der Punkte nicht weiter gebucht wird und dem Arbeitgeber von der Benefits-Gesellschaft der den aufgeladenen Punkten entsprechender Betrag in Rechnung gestellt wird.  Die Entstehung des Sachbezugs erfolgt monatlich durch das Gutschreiben der Punkte auf die Benefits-Karte.  
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• Der Arbeitgeber lädt auf die Karten der Arbeitnehmer bestimmte „Punkte“ auf, die seitens der Benefits-Gesellschaften auf Grund deren tatsächlichen Inanspruchnahme in Rechnung gestellt werden.  Die Entstehung des Sachbezugs erfolgt im Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Punkte.

In dem Merkblatt betonte die Finanzverwaltung wie wir erwartet haben, dass sie sich im Rahmen ihrer Prüfungstätigkeit mit den Fällen beschäftigen wird, in denen vor Ende 2023 eine Benefits-Gewährung zur Überstandardhöhe erfolgte. Wir erwarten, dass sie sich analog auch auf die Fälle fokussieren wird, in denen zwecks der mehrfachen Geltendmachung des Befreiungslimits die Benefits z.B. in einer Unternehmensgruppe mehrfach gewährt werden, ohne tatsächliche Ausübung der nicht selbständiger Arbeit in den einzelnen Unternehmen.  

Bewertung der Sachbezüge bei Arbeitnehmern

Im Zusammenhang mit der Einführung der Limitierung der Befreiung von Sachbezügen bei Arbeitnehmern (z.B. Verpflegung oder Freizeit-Benefits), ist grundlegend die Frage der Bewertung der Sachbezüge für Arbeitnehmer zu stellen. In diesem Zusammenhang gibt die Finanzverwaltung in dem Merkblatt folgende geeignete Bewertungsverfahren für Arbeitgeber an, wobei als Sachbezug der Unterschied zwischen dem Preis, der nach den folgenden Verfahrensweisen ermittelt wurde, und dem Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers.  

Bewertung von gewährten Leistungen, die der Arbeitgeber selbst anschaffte

Bei interner Sicherung von Leistungen, die vom Arbeitgeber gewährt werden, sind für die Bewertung insbesondere folgende Varianten der Bewertung des Sachbezugs relevant:

• Der Arbeitgeber gewährt die Leistung entgeltlich anderen Personen – der diesen Personen berechnete Preis kann für die Bewertung des Sachbezugs des Arbeitnehmers angesetzt werden, ist er potentiell auch für Arbeitnehmer erreichbar (z.B. niedrigerer Preis für eine bestimmt abgenommene Menge).

Beispiel – eigene Betriebskantine, wo auch andere Leute als Arbeitnehmer Zutritt haben, und der ihnen berechnete Preis nicht von spezifischen Beziehungen und Umständen beeinflusst ist.  

• Arbeitgeber gewährt die jeweilige Leistung anderen Personen nicht – dann Verwendung der Vergleichspreismethode (z. B. eine nachweislich durchgeführte Internetrecherche) oder Kostenaufschlagsmethode (das Merkblatt führt einen Aufschlag von 3-7 % unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen an) bei Berücksichtigung sämtlicher zusammenhängenden Kosten.  

Beispiel – eigene Betriebskantine, in die nur Arbeitnehmer Zutritt haben – der Arbeitgeber sichert sämtliche mit dem Betrieb der Einrichtung sowie Lebensmitteln verbundene Kosten, wendet den Aufschlag an und legt hiermit die Höhe des Preises fürs Essen fest.  

Beispiel – ein Arbeitgeber sondert aus seinem Geschäftsvermögen einen Wagen aus und verkauft ihn an einen Arbeitnehmer. Aufgrund einer nachweislich durchgeführten Internetrecherche ermittelt er den vergleichbaren Wert des jeweiligen Fahrzeugs.  

• Arbeitgeber gewährt die Leistung an keine anderen Personen – anteilige Aufteilung der aufgewendeten Kosten ohne Aufschlag (nicht möglich bei Leistung in Form einer Dienstleistung).

Beispiel – ein Arbeitgeber organisiert eine Veranstaltung, die Bedingungen für die Befreiung der Veranstaltung sind nicht erfüllt, der Arbeitgeber „legt“ die aufgewendeten Kosten ohne Aufschlag an den Teilnehmerkreis zwecks der Ermittlung des Wertes des Sachbezugs „um“.

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• Bewertung des Sachbezugs gemäß Bewertungsgesetz

Bewertung der gewährten Leistungen, die vom Arbeitgeber von Dritten angeschafft wurden:
Wenn der Preis, für den der Arbeitgeber die Leistung anschaffte, nicht von spezifischen Beziehungen beeinflusst wurde und wenn er für marktüblich gehalten werden kann, dann ist so ein Wert der Wert des Sachbezugs des Arbeitnehmers. So können beispielsweise bei der Bewertung des Sachbezugs Mengenrabatte berücksichtigt werden.  

Beispiel – Arbeitgeber schafft Theatereintrittskarten mit einem Standardmengenrabatt an.

Ist der Preis, für den der Arbeitgeber die Leistung kaufte, von spezifischen Beziehungen beeinflusst (z.B. Sponsoring, Interesse des Auftragnehmers für Gewinnung eines bestimmten Gegenwertes vom Arbeitgeber u. ä.), kann so ein Preis nicht für einen Marktpreis gehalten werden und der Wert des Sachbezugs muss auf Grund des Marktwertes der Leistung ermittelt werden.  

Beispiel – ein Arbeitgeber erwarb kostenlos Theatereintrittskarten infolge des Theatersponsorings.  Der Wert des Sachbezugs des Arbeitnehmers ist dann der Marktwert der Eintrittskarte.