Letztes Jahr bestätigte die Generalfinanzdirektion die Auslegung, die eine günstige steuerliche Auswirkung auf den Bereich Spesen auf Geschäftsreisen hat. Für Arbeitgeber ist es ein Schritt in eine gute Richtung.
Die Spesen sind typisch der Verpflegungsaufwand der Berufstätigen außerhalb der Arbeitsstätte. Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf Spesen, überschreitet die Geschäftsreise eine bestimmte Stundenanzahl. Die Höhe der Spesen ist im Arbeitsgesetzbuch und in Durchführungsvorschriften festgelegt, die Beträge ändern sich jedes Jahr. Der Verpflegungsaufwand gilt als steuerlich absetzbare Kosten, beim Arbeitnehmer sind sie steuerfrei, jedoch bis zur Höhe der gesetzlichen Limite. Über deren Rahmen geht es um eine steuerpflichtige Einnahme aus unselbständiger Arbeit.
In der Praxis kommt es aber auch vor, dass die Verpflegung direkt der Arbeitnehmer begleicht. Entweder so, dass die Verpflegung Bestandteil der Unterkunft (z. B. Halbpension im Hotel), Bildungsmaßnahme (Erfrischungen während einer Schulung) ist, oder die Arbeitnehmer bezahlen die Verpflegung selbst und diese Ausgaben (Rechnungen aus Restaurants) der Arbeitgeber nachfolgend begleicht. Es kann sich auch um die Fälle handeln, wenn der Arbeitgeber Catering im Rahmen von internen oder Kundenmaßnahmen bestellt.
Erfrischungen während Schulungen ist als von Steuern absetzbare Kosten im Merkblatt der Generalfinanzdirektion D-59 geregelt. Auch Unterkunft mit Frühstück galt üblicherweise als steuerlich absetzbare Kosten, obwohl es an einer ausdrücklichen Regelung fehlte. Die Begleichung der Rechnungen aus Restaurants war dagegen kontrovers. Manche der Mandanten machten sie bis zur Verpflegungshöhe gemäß dem Arbeitsgesetzbuch als steuerlich absetzbare Kosten geltend und den Betrag über deren Rahmen schlossen sie aus den Kosten als Repräsentierung aus. Die Kompliziertheit dieses Verfahrens erhöhte sich in dem Moment, wenn an einigen Tagen das Verpflegungslimit nicht überschritten wurde, aber an anderen schon. Eine weitere Komplikation entstand, wenn die Rechnung für das ganze Team nur einer der Arbeitnehmer bezahlte. Was Firmenmaßnahmen angeht, landete Catering gewöhnlich in Aufwendungen, die nicht steuerlich absetzbar waren.
In Bezug auf die unklare Rechtsregelung war das oben genannte Thema Gegenstand des Koordinierungsabschlusses Nr. 593/18.05.22. Die Generalfinanzdirektion akzeptierte die Auslegung, dass als steuerlich absetzbare Kosten sämtlicher Verpflegungsaufwand (d. h. sämtliches Essen und alle Getränke) der Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise gilt, wenn die Verpflegung Frühstück, Mittagessen oder Abendessen betraf, und zwar ungeachtet der Verpflegungsform (Menu, Buffet usw.). Man muss sich somit nicht mehr mit der Frage befassen, wie viel die Verpflegung kostete und welche Form es hatte. Wesentlich ist, dass der Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise war und der Verpflegungsaufwand in voller Höhe als steuerlich absetzbare Kosten gilt.
Eine Ausnahme stellen exzessive Fälle dar, in denen es offensichtlich ist, dass die Verpflegungsart überwiegend einer Natur als Belohnung des Arbeitnehmers und den Umständen der Geschäftsreise unangemessen ist.
Abschließend ergänzen wir, dass auf Seite des Arbeitnehmers Spesen steuerfrei sind.