Od roku 2020 jsou v České republice zavedeny elektronické neschopenky (e-neschopenky), čímž byla odstraněna povinnost pracovat s papírovými formuláři. Nyní, od 1. ledna 2025, Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) přistupuje k dalšímu kroku v digitalizaci – elektronickému zpracování ostatních dávek nemocenského pojištění.
Mezi tyto dávky patří:
Povinnosti zaměstnavatelů při elektronizaci dávek
Na straně zaměstnavatele je nezbytné od počátku nastavit firemní procesy pro efektivní předávání informací o těchto dávkách ze strany zaměstnanců. Zaměstnavatelé mohou interní aplikace nebo vzorové žádosti poskytnuté Českou správou sociálního zabezpečení a upravit je tak, aby vyhovovaly potřebám společnosti. Pro předání těchto informací není stanovený závazný formát, ale zaměstnavatel je povinen nejen připravit a elektronicky podat nový formulář Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku na ČSSZ, ale také uchovávat podklady k žádosti o dávku ze strany zaměstnance po dobu 10 kalendářních let po roce, kterého se dané podklady týkají.
Změny v procesu žádosti o dávky
Pokud zaměstnanec SMS nebo email s identifikátorem smaže a nemá možnost se přihlásit na portál ČSSZ (prostřednictvím elektronického občanského průkazu, NIA, datové schránky nebo bankovní identity) může kontaktovat svého lékaře, aby mu identifikátor znovu sdělil. Postupuje se tedy podobně jako v předchozích letech v případě ztráty papírové formuláře rozhodnutí o potřebě ošetřování.
Uchování dat
Po přihlášení na ePortál ČSSZ vidí zaměstnanec pojistné události aktuálního roku a další 5 let zpětně. Systém ale funguje tak, že se pojistná událost zobrazí pouze té osobě, na kterou se váže. V případě ošetřování ji tedy neuvidí osoba, která ošetřování zajišťuje, ale osoba, která je ošetřovaná. Zaměstnavatel může informace o pojistné události zjistit prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Vstupními údaji jsou číslo rozhodnutí daného případu (identifikátor) a identifikace osoby uvedené na daném podání (RČ/EČP nebo příjmení + datum narození). Na rozdíl od nemocenské nejsou zaměstnavateli informace o ostatních pojistných dávkách poskytovány automatizovaně prostřednictvím služby DZNP. Vždy je nutné nejprve zadat vstupní údaje a teprve poté je možné zaškrtnout pole s žádostí o automatické zasílání informací o daném podání. To ale funguje pouze v rámci konkrétní pojistné události.
Povinnosti zaměstnavatelů
Zaměstnavatel je po uplynutí podpůrčí doby dané pojistné události povinen odeslat na ČSSZ nový formulář Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku (NEMPRI_2025), a to výhradně v elektronické podobě. Po výběru konkrétní dávky se zobrazí údaje k vyplnění. Některé z nich má zaměstnavatel k dispozici, jiné mu prokazatelnou formou musí sdělit zaměstnanec (ne ústně!). U nemocenského je možné i nadále využívat původní formulář Příloha k žádosti o dávku (NEMPRI_2020). U všech ostatní druhů dávek je nutné využívat od 1. 1. 2025 nový tiskopis.
Zaměstnanec, která má ošetřujícího lékaře v zahraničí, při vzniku pojistné události žádný identifikátor neobdrží. Dokumenty, které má od lékaře k dispozici, pak předá v listinné podobě svému zaměstnavateli. Ten je převede do elektronické podoby a připojí je jako přílohu k Oznámení zaměstnavatele. Na tomto formuláři zaškrtne pole „zahraniční (bez čísla rozhodnutí)“ a v tom případě mu bude umožněno odeslat žádost bez vyplněného identifikátoru.
Doporučujeme tedy informovat zaměstnance o novém způsobu fungování dávek nemocenského pojištění a nastavit si interní systémy a oběh informací tak, aby bylo možné novou žádost o dávku automaticky zpracovat a v případě kontroly prokazatelně doložit informace poskytnuté zaměstnancem.
Autor: Jana Heranová
procesní mapa v případě ošetřování
Mezi tyto dávky patří:
- Ošetřovné
- Dlouhodobé ošetřovné
- Peněžitá pomoc v mateřství
- Otcovská
- Vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
Povinnosti zaměstnavatelů při elektronizaci dávek
Na straně zaměstnavatele je nezbytné od počátku nastavit firemní procesy pro efektivní předávání informací o těchto dávkách ze strany zaměstnanců. Zaměstnavatelé mohou interní aplikace nebo vzorové žádosti poskytnuté Českou správou sociálního zabezpečení a upravit je tak, aby vyhovovaly potřebám společnosti. Pro předání těchto informací není stanovený závazný formát, ale zaměstnavatel je povinen nejen připravit a elektronicky podat nový formulář Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku na ČSSZ, ale také uchovávat podklady k žádosti o dávku ze strany zaměstnance po dobu 10 kalendářních let po roce, kterého se dané podklady týkají.
Změny v procesu žádosti o dávky
- Postup do konce roku 2024
- Nový proces od 1. ledna 2025
- ošetřující lékař zadá potřebu ošetřování elektronicky do systému a zaměstnanci pouze odešle identifikátor této události na mobilní telefon formou SMS nebo do jeho emailové schránky.
- zpráva pro zaměstnance obsahuje pouze identifikátor (tj. číslo rozhodnutí / potvrzení), druh pojistné události (např. ošetřovné) a křestní jméno a rok narození osoby, které se pojistná událost týká (např. jméno ošetřovaného dítěte). Z 18timístného identifikátoru je možné na první pohled určit typ pojistné události, a to podle posledního znaku identifikátoru (M – peněžitá pomoc v mateřství, L – dlouhodobé ošetřovné, T - otcovská, N – ošetřovné, Z - ošetřovné z důvodu uzavření školského zařízení). Zpráva zároveň obsahuje odkaz na ePortál ČSSZ, kde si pojištěnec může po přihlášení zobrazit kompletní rozhodnutí se všemi potřebnými údaji.
- Zaměstnanec předá identifikátor spolu s dalšími údaji k dávce nemocenského pojištění svému zaměstnavateli v písemné podobě.
Pokud zaměstnanec SMS nebo email s identifikátorem smaže a nemá možnost se přihlásit na portál ČSSZ (prostřednictvím elektronického občanského průkazu, NIA, datové schránky nebo bankovní identity) může kontaktovat svého lékaře, aby mu identifikátor znovu sdělil. Postupuje se tedy podobně jako v předchozích letech v případě ztráty papírové formuláře rozhodnutí o potřebě ošetřování.
Uchování dat
Po přihlášení na ePortál ČSSZ vidí zaměstnanec pojistné události aktuálního roku a další 5 let zpětně. Systém ale funguje tak, že se pojistná událost zobrazí pouze té osobě, na kterou se váže. V případě ošetřování ji tedy neuvidí osoba, která ošetřování zajišťuje, ale osoba, která je ošetřovaná. Zaměstnavatel může informace o pojistné události zjistit prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Vstupními údaji jsou číslo rozhodnutí daného případu (identifikátor) a identifikace osoby uvedené na daném podání (RČ/EČP nebo příjmení + datum narození). Na rozdíl od nemocenské nejsou zaměstnavateli informace o ostatních pojistných dávkách poskytovány automatizovaně prostřednictvím služby DZNP. Vždy je nutné nejprve zadat vstupní údaje a teprve poté je možné zaškrtnout pole s žádostí o automatické zasílání informací o daném podání. To ale funguje pouze v rámci konkrétní pojistné události.
Povinnosti zaměstnavatelů
Zaměstnavatel je po uplynutí podpůrčí doby dané pojistné události povinen odeslat na ČSSZ nový formulář Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku (NEMPRI_2025), a to výhradně v elektronické podobě. Po výběru konkrétní dávky se zobrazí údaje k vyplnění. Některé z nich má zaměstnavatel k dispozici, jiné mu prokazatelnou formou musí sdělit zaměstnanec (ne ústně!). U nemocenského je možné i nadále využívat původní formulář Příloha k žádosti o dávku (NEMPRI_2020). U všech ostatní druhů dávek je nutné využívat od 1. 1. 2025 nový tiskopis.
Zaměstnanec, která má ošetřujícího lékaře v zahraničí, při vzniku pojistné události žádný identifikátor neobdrží. Dokumenty, které má od lékaře k dispozici, pak předá v listinné podobě svému zaměstnavateli. Ten je převede do elektronické podoby a připojí je jako přílohu k Oznámení zaměstnavatele. Na tomto formuláři zaškrtne pole „zahraniční (bez čísla rozhodnutí)“ a v tom případě mu bude umožněno odeslat žádost bez vyplněného identifikátoru.
Doporučujeme tedy informovat zaměstnance o novém způsobu fungování dávek nemocenského pojištění a nastavit si interní systémy a oběh informací tak, aby bylo možné novou žádost o dávku automaticky zpracovat a v případě kontroly prokazatelně doložit informace poskytnuté zaměstnancem.
Autor: Jana Heranová
procesní mapa v případě ošetřování