Na začátku srpna v médiích rezonoval judikát Nejvyššího správního soudu, který zamítl nárok na odpočet DPH z pořízeného vozidla kvůli chybně vedené knize jízd. Od července letošního roku jsou totiž finanční úřady oprávněny právě pro účely správy daní požadovat od Policie ČR kamerové záznamy o pohybu vozidla. Nabízí se otázka: Jak je to tedy s povinností vést řádně knihu jízd, aby zbytečně nevzniklo daňové riziko?
Vždy jsem se pousmál, když jsem slyšel, že je již kniha jízd přežitek, že díky využívání paušálních výdajů na dopravu se ani kniha jízd vést nemusí. Ti odvážnější byli také přesvědčeni, že knihy jízd případně “domalují” několik měsíců, ba i roků zpětně. Pojďme se tedy daň po dani na povinnost vést knihu jízd podrobněji podívat.
DPH
V zákoně o DPH o této povinnosti opravdu nic nenajdeme. Ale je to paradoxně DPH, kde je řádné vedení knihy jízd nejdůležitější. Plátce má nárok na odpočet pouze z těch přijatých plnění, které využije pro své ekonomické účely. Soukromé používání vozidla pod tyto účely opravdu nepatří.
Zákon o DPH uvádí, že v případě tzv. smíšeného užívání majetku může daňový subjekt uplatnit nárok na odpočet DPH pouze v poměru, který slouží pro své výstupy zakládající právě nárok na odpočet. Zákon sice neposkytuje konkrétní postup, jak tento poměr zjistit, avšak dle správní praxe je právě řádně vedená kniha jízd uznávaný důkazní prostředek.
Podceněním řádného vedení knihy jízd se dostává plátce do nezáviděníhodného postavení v případě daňové kontroly. Daňový subjekt má stále možnost prokázat pracovní cesty jinak, ale v praxi se jedná o velmi obtížnou disciplínu. Je přitom dobré upozornit, že správce daně již dlouho disponuje softwarem, který zjistí, zdali má předložená kniha jízd hlavu a patu, nebo jestli v ní něco nehraje. Možnost vyžádat si od Policie ČR kamerové záznamy je tedy jen jedním z dalších podpůrných prostředků, které může správce daně při pochybnostech o věrohodnosti knihy jízdy využít. Kromě toho může také spolupracovat s STK, kde si ověřuje průběžný stav tachometrů. Samozřejmě si správce daně docela jednoduše umí ověřit i jednotlivé pracovní schůzky s obchodními partnery.
Již při uplatňování nároku na odpočet z pořízeného dopravního prostředku musí plátce určit nebo odhadnout poměr, ve kterém se bude automobil používat pro ekonomické účely. Z praxe nedoporučuji odhadovat 100% užívání pro ekonomické účely, protože se pro správce daně často jedná o tzv. červený hadr. Běžně se používá odhad 80-95 %. Avšak v případě, že daný vůz nahrazuje nějaký vyřazený, odhad by měl vycházet z poměru, v jakém byl užíván vyřazený automobil. V posledním zdaňovacím období toho stejného roku plátce odhadovaný nárok na odpočet upraví dle skutečnosti.
Tím to však z pohledu DPH nekončí. Další 4 roky po roce pořízení plátce dané vozidlo sleduje a v případě, že se poměr sníží o více než 10 %, musí ještě provést úpravu uplatněného odpočtu a část DPH státu vrátit. Samozřejmě to funguje i naopak, tj. lze zpětně nárokovat část odpočtu v případě, že se poměr oproti prvnímu roku zvýší o více než 10 %.
V oblasti DPH je nepříjemné, že nárok na odpočet se posuzuje pro každé přijaté plnění. V praxi to znamená, že se DPH z každé účtenky, které souvisí s provozem vozidla, podrobuje jednoduchému testu pro uplatnění plného či částečného nároku na odpočet. Když je automobil používán pro smíšené účely, plátce má opět nárok na odpočet pouze v částečné výši. Jedná se například o pohonné hmoty, mytí, servis, údržbu, splátky operativního leasingu. U těchto provozních výdajů se jedná o jednorázové krácení, plátce daně se k nim již další roky nevrací.
Výše uvedené poměrné nároky na odpočet se v praxi standardně stanovují a prokazují právě dle řádně vedených knih jízd.
U provozních nákladů na automobil je asi nejhorším scénářem to, že správce daně z těchto provozních nákladů “škrtne” několik tisícovek v měsíci. Správce daně přitom může jít při posuzování odpočtu až 3 roky zpátky, což znamená, že výsledné krácení může dosáhnout 36násobku měsíční částky.
DAŇ Z PŘÍJMŮ
Tady mohu potvrdit, že v případě, že nejste plátci DPH, existují situace, kdy knihu jízd nemusíte vést. Může za to ustanovení o paušálním výdaji na dopravu silničním motorovým vozidlem. Jedná se o 5 tisíc Kč za vozidlo (resp. o 4 tis. Kč u fyzických osob v případě používání pro soukromé účely).
Paušální výdaj lze použít pro maximálně tři vlastní silniční vozidla. Tento článek se nezabývá podmínkami pro možnost použití tohoto režimu. Před jeho použitím ale určitě doporučuji konzultaci s daňovým poradcem kvůli různým nestandardním podmínkám. Samozřejmě platí, že u těchto vozidel nelze do daňových nákladů uplatnit výdaje za pohonné hmoty a parkování.
Nicméně, v případě použití paušálního výdaje na dopravu opravdu daňový subjekt nemusí správci daně nic prokazovat. Zde je dobré zmínit, že pokud je poplatník účetní jednotka, tak má stále dle zákona o účetnictví povinnost účtovat o jednotlivých dokladech například za pohonné hmoty. Paušální výdaj na dopravu je totiž čistě institut daně z příjmu, nikoliv účetnictví.
Když ale daňový subjekt nemůže nebo nechce používat paušální výdaj na dopravu, do daňových nákladů může uplatnit pouze ty skutečné výdaje, které souvisí s dosažením, zajištěním anebo udržením zdanitelného příjmu. A to se standardně prokazuje opět knihou jízd.
Jako určitou zajímavost uvádím, že v případě, kdy společnost přidaňuje používání vozidla pro soukromé účely svému zaměstnanci, musí společnost prokazovat daňovou uznatelnost pouze pro pohonné hmoty. Ostatní provozní náklady se pro účely daně z příjmů berou jako primárně daňově uznatelné.
Pokyn GFŘ D-22 udává určité vodítko, co by měla kniha jízd obsahovat:
„Pro účely uplatnění daňových výdajů na pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) zákona, pokud správce daně nestanoví jinak, vede poplatník evidenci jízd tak, aby takto vynaložené výdaje mohl prokázat. V evidenci jízd jsou uváděny minimálně tyto údaje: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, ujeté kilometry. Dále poplatník vede údaje o typu vozidla, registrační značce (státní poznávací značce), stavu ujetých kilometrů k 1. lednu (případně k datu zahájení činnosti nebo zahájení používání vozidla) a k 31. prosinci kalendářního roku (případně k datu ukončení činnosti nebo ukončení používání vozidla).“
Ještě bych rád dodal, že v případě zpochybnění knihy jízd správcem daně v rámci kontroly a nemožnosti prokázat pracovní cesty jinak, lze navrhnout správci daně použití již zmíněných paušálních výdajů na dopravu. Samozřejmě v případě, že splňujete podmínky pro použití tohoto režimu.
SILNIČNÍ DAŇ
I když by se u této daně dalo předpokládat, že kniha jízd bude velmi důležitá, opak je pravdou. Pro účely silniční daně se kniha jízd vést skutečně nemusí.