V naší praxi se často setkáváme s různými formami přeshraničního zaměstnávání, které s sebou přinášejí řadu povinností na straně zaměstnavatele jak v České republice, tak v zahraničí. Účelem tohoto článku je na tyto povinnosti ve zkratce upozornit tak, aby si zaměstnavatel mohl informovaně zvážit obchodní benefity přeshraničního uspořádání spolu s jeho administrativní náročností.
Při posuzování přeshraničního zaměstnávání považujeme za důležité v první řadě správně identifikovat či zvolit strukturu, která nejlépe odpovídá zamýšleným zahraničním aktivitám. Varianty jsou zejména následující:
- pracovní cesta, což je časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, přičemž zaměstnanec nadále podléhá pokynům svého zaměstnavatele,
- pronájem pracovní síly (dočasné přidělení či agenturní zaměstnávání), při kterém právní zaměstnavatel dá svého zaměstnance dočasně k dispozici jinému zaměstnavateli (ekonomický zaměstnavatel či uživatel), aby dle jeho pokynů, na jeho riziko, a k jeho prospěchu vykonával činnost,
- trvalý výkon práce mimo zemi sídla zaměstnavatele, tj. situace, kdy zaměstnavatel uzavře pracovní smlouvu s pracovníkem, který je trvale usazen v zahraničí.
Je potřeba vyřešit zejména následující oblasti, přičemž hlavním bodem pro posouzení většiny z nich je reálná přítomnost daného pracovníka v zahraničí, nikoliv například formální řešení situace typu sjednaného místa výkonu práce daného pracovníka:
- imigrační záležitosti,
- daň ze závislé činnosti,
- sociální a zdravotní pojištění,
- daň z příjmů právnických osob (potenciální vznik stálé provozovny, tedy registrace k dani z příjmů právnický osob v zahraničí a zdanění části zisků zaměstnavatele v zahraničí),
- pracovněprávní podmínky zaměstnance, tedy rozsah aplikovatelného zahraničního pracovního práva,
- oznamovací povinnosti v zahraničí (např. oznámení o vysílání pracovníků za účelem poskytování služeb) a povinný rozsah dokumentů, kterými se musí pracovníci v zahraniční prokazovat v případě kontroly,
- korporátní právo, zejména posouzení povinnosti zřízení odštěpného závodu v zahraničí,
- vhodná komunikace se zaměstnancem, aby porozuměl, co pro něj práce v zahraničí znamená ve výše uvedených oblastech.
V následujícím textu se budeme věnovat zejména dopadům v oblasti daní a pojistného. Doporučujeme se však zabývat i ostatními výše uvedenými záležitostmi.
Pracovní cesta
V oblasti daně ze závislé činnosti při pracovních cestách lze nejčastěji využít poměrně známou výjimku z povinnosti odvodu daně v dané zemi ve formě limitu 183 dnů přítomnosti v dané zemi ve 12měsíčním období. Tu lze aplikovat, pokud je zaměstnanec i zaměstnavatel v dané zemi nerezidentem a zaměstnavatel nemá v daném státě stálou provozovnu, k jejíž tíži jde příjem takového zaměstnance.
V oblasti sociálního a zdravotního pojištění lze v mnoha případech využít ustanovení o vyslání, které umožňuje zachovat odvodové povinnosti v domovském státě. Pro tento účel je potřeba vyřídit potvrzení o příslušnosti k právním předpisům (v rámci EU tzv. formulář A1).
V případě, že výjimky z odvodových povinností v zemi dočasného výkonu činnosti využít nelze, přichází na řadu posouzení, zda zaměstnavateli vzniká povinnost vést v zahraničí mzdovou evidenci pro účely daně ze závislé činnosti, sociálního a zdravotního pojištění.
Při pracovních cestách, kdy zaměstnanec vykonává činnost na účet svého zaměstnavatele, považujeme za nutné posuzovat riziko vzniku stálé provozovny zaměstnavatele v zahraničí.
Důležité je též dbát na aplikovatelné pracovněprávní podmínky v zemi, do které zaměstnanec vyjíždí. Rozsah aplikace zahraničního práva bude obvykle záviset na délce pracovní cesty a oblasti činnosti zaměstnance. S tím souvisí také oznamovací povinnost při vysílání pracovníků za účelem poskytování služeb, která je v rámci EU harmonizovaná, a platí tak ve všech státech EU. V neposlední řadě by si měl zaměstnavatel prověřit, jaké dokumenty musí mít zaměstnanec s sebou k dispozici pro účely případné kontroly.
Pronájem pracovní síly
V situaci pronájmu pracovní síly by se měl zaměstnavatel předně zabývat otázkou, zda lze aplikovat zjednodušený pracovněprávní institut dočasného přidělení v ČR a zahraničí, a tedy legálně se vyhnout povinnosti získání licence agentury práce. Dočasné přidělení má obvykle řadu podmínek, jejichž naplnění je zásadní za účelem vyhnutí se přísným sankcím ze strany místních úřadů při poskytování pracovníků bez příslušného oprávnění. V každém případě musí mít pracovníci zaručeny srovnatelné pracovní podmínky v dané zemi se zaměstnanci na obdobných pozicích.
Opět je také třeba řešit oznamovací povinnosti v zahraničí a rozsah potřebných dokumentů v místě výkonu činnosti.
Tato forma uspořádání obvykle znamená, že je příjem zaměstnance zdanitelný v zahraničí od prvního dne výkonu práce. Za odvod daně může být zodpovědný právní nebo ekonomický zaměstnavatel či sám zaměstnanec.
Na rozdíl od daně ze závislé činnosti se i v této situaci běžně v praxi využívá ustanovení o vyslání v oblasti sociálního a zdravotního pojištění, tedy odvod pojistného nadále v domovském státě,
Při obdobném uspořádání se obvykle setkáváme s menším rizikem vzniku stálé provozovny právního zaměstnavatele v zahraničí.
Trvalý výkon práce mimo zemi sídla zaměstnavatele
Pokud potřebuje zaměstnavatel přijmout do pracovního poměru zaměstnance, který je trvale usazen v zahraničí, obvykle mu vznikne povinnost vedení zahraniční mzdové agendy pro účely daně ze závislé činnosti a pojistných odvodů.
V této situaci existuje značné riziko vzniku daňové přítomnosti (stálé provozovny) a nutnosti založení přítomnosti v oblasti korporátního práva (odštěpný závod). Toto platí i při výkonu činnosti zaměstnance z jeho domova.
Pracovník pak obvykle bude mít nárok na aplikace plného rozsahu zahraničního pracovního práva a doporučujeme dobře zvážit volbu jiného práva pracovní smlouvy nežli státu místa výkonu činnosti.
Na základě našich zkušeností je potenciální administrativní náročnost pro zaměstnavatele velmi rozsáhlá a lze říci, že se neobejde bez odborné pomoci lokálních odborníků na danou oblast. Doporučujeme si nechat v předstihu zpracovat analýzu potenciálních dopadů daného uspořádání a nákladů řešení těchto dopadů. Vzhledem k současné digitalizované době a úrovni výměny informací jsou totiž úřady schopny dané situace lépe identifikovat a vynucovat plnění příslušných povinností včetně ukládání souvisejících sankcí v případě jejich nedodržení.