U služebního vozu si dejte pozor na řádné vedení knihy jízd

Povinnost vést si knihu jízd se týká všech podnikatelů a firem uplatňujících odpočty DPH z provozování automobilu pro služební účely. Aby se firmy a podnikatelé nedostali do problémů s finančním úřadem, je dobré dodržovat několik zásad. Jak se samotná kniha jízd dotýká daní, koho se její vedení týká, jak k ní přistupovat a čeho se vyvarovat, radí daňový poradce Petr Linx ze společnosti BDO.

Kdo se řádnému vedení knihy jízd nevyhne, jsou všichni plátci DPH využívající firemní vozy. Samozřejmě nárok na odpočet z daně mají jen v případě pracovního využití vozu, soukromé používání musí být z odpočtu vyňato.

Nutnost vyplňovat knihu jízd mají dále ti, kteří sice nejsou plátci DPH, ale užívání vozidla prokazují v rámci daně z příjmů. Tam ovšem existuje výjimka pro ty, kteří využívají paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem. Ti si vést knihu jízd skutečně nemusí.

„Všem, kterých se povinnost vést si knihu jízd týká, bych důrazně doporučoval její řádné průběžné vyplňování. V zákoně sice překvapivě žádnou zmínku o knize jízd nenalezneme, ale je nejjednodušším nástrojem, jak výdaje prokázat úřadům při řešení nesrovnalostí, a stala se obecně přijímanou zvyklostí,“ sděluje daňový poradce Petr Linx z BDO.

„Občas člověk zaslechne i o případech domalovávání knihy jízd několik měsíců až roků zpětně. To považuji v uvozovkách za velmi odvážné, zvláště vzhledem ke krátké lhůtě k předložení dokumentace. Mám za to, že je to dosti neproveditelný úkol, na který finanční úřad stejně nakonec přijde, jelikož se daňovému subjektu nepodaří vše dohledat a prokázat přesně podle skutečnosti,“ doplňuje Petr Linx.

Čistě pracovní využití automobilu bývá nerealistické a nemusí se vyplatit
Při uplatňování nároku na odpočet DPH z pořízeného dopravního prostředku musí plátce určit nebo odhadnout poměr, ve kterém se bude automobil používat pro firemní a soukromé účely. „Z praxe nedoporučuji odhadovat 100% užívání vozu pro byznysové účely, a to hned ze dvou důvodů. Naprostá většina vozů ze zkušenosti není používána čistě pro pracovní záležitosti, navíc pro správce daně se často jedná o případ, u něhož správnost může snadno ověřit a na který se zaměří,“ komentuje Petr Linx z BDO.

Jelikož služební vozy bývají čas od času využívány i například pro nákup, cestu do lékárny, nebo k vyzvednutí dětí, doporučuje ve většině případů Petr Linx uvést byznysové užívání přibližně z 80 %. „Stoprocentní firemní užívání je obtížně prokazatelné a úřadu může stačit i třeba dětská sedačka v autě, aby mohl tvrzení napadnout,“ dodává Petr Linx z BDO. V případě, že daný vůz nahrazuje nějaký vyřazený, by ovšem odhad by měl vycházet z poměru, v jakém byl užíván předchozí automobil.

V posledním zdaňovacím období toho stejného roku plátce odhadovaný nárok na odpočet upraví dle skutečnosti.

Poměr služebního a osobního využívání je nutné průběžně upravovat
Tím to však z pohledu DPH nekončí. „V průběhu dalších 4 let po roce pořízení plátce dané vozidlo sleduje a v případě, že se poměr sníží o více než 10 %, musí ještě provést úpravu uplatněného odpočtu a část DPH státu vrátit,“ komentuje Petr Linx. Samozřejmě to funguje i naopak, tj. lze zpětně nárokovat část odpočtu v případě, že se poměr oproti prvnímu roku zvýší o více než 10 %.

„V oblasti DPH je nepříjemné, že nárok na odpočet se posuzuje pro každé přijaté plnění. V praxi to znamená, že se DPH z každé účtenky, které souvisí s provozem vozidla, podrobuje jednoduchému testu pro uplatnění plného či částečného nároku na odpočet,“ sděluje Petr Linx. Když je automobil používán pro smíšené účely, plátce má opět nárok na odpočet pouze v částečné výši. Jedná se například o pohonné hmoty, mytí, servis, údržbu, splátky operativního leasingu. U těchto provozních výdajů se jedná o jednorázové krácení, plátce daně se k nim již další roky nevrací.

Výše uvedené poměrné nároky na odpočet DPH se v praxi standardně stanovují a prokazují právě dle řádně vedené knihy jízd.

Čím detailnější kniha jízd, tím je prokazování snazší
V záznamu o cestě v knize jízd by nemělo chybět datum, stav tachometru na začátku a konci jízdy, místo výjezdu a příjezdu, množství natankovaných pohonných hmot včetně ceny a účel cesty. „Zároveň doporučuji uvádět nad rámec toho i čas odjezdu a příjezdu, čas začátku a konce případné bezpečnostní přestávky, u trasy i průjezdní body a u zahraničních cest i údaj o mýtném,“ radí Petr Linx.

„Při dokazování správnosti finančnímu úřadu se tyto zpřesňující informace hodí a je možné, že bez jejich uvedení v knize jízd by se na ně i tak úřad dotazoval a bylo by obtížné je dohledávat zpětně,“ doplňuje daňový poradce z BDO.

Úřad v některých případech zasílá i oficiální výzvy k preventivnímu pravidelnému předkládání knihy jízd v rámci součinnosti při správě daní. „To ovšem již podle mého názoru není účelem knihy jízd, která slouží jako záznam pro řešení nesrovnalostí, nikoliv k průběžné kontrole,“ komentuje Petr Linx. V takovém případně doporučuje se proti výzvě odvolat.

„Úřad má software, kterým celou knihu jízd projede a zpravidla přijde na nesrovnalosti například v kilometrech mezi vzdáleností měst, ve spotřebě pohonných hmot nebo ve stavech tachometru dle STK. Nejde většinou o žádnou nekalost, firmám nicméně může přinést administrativní zátěž, které se mohou vyhnout,“ vysvětluje Petr Linx z BDO. Pro všechny případy daňový specialista důrazně doporučuje řádné a přehledné vedení knihy jízd, díky kterému mohou firmy předcházet řadě nečekaných problémů.

Tiskovou zprávu si můžete stáhnout také ZDE.