Návrh zákona o ochraně oznamovatelů, bude po několika letech projednávání konečně schválen. Firmy a organizace se jím budou muset řídit již od léta letošního roku.
Zákon počítá s nezávislým prošetřením podezření na protiprávní jednání nejpozději do třiceti dnů od oznámení. Při nedodržení povinností hrozí až milionové pokuty. Změny se dotknou nejen státní správy, ale také tisíců firem, z nichž některé už zřizují takzvané etické linky, které budou k oznamování protiprávních jednání sloužit.
Zákon má poskytnout právní ochranu lidem, kteří informují o poškození veřejného zájmu, o němž se dozví v zaměstnání nebo v souvislosti s ním. Spáchané či plánované nepravosti se mohou týkat veřejných zakázek, finančních služeb, praní peněz, ale třeba i ochrany životního prostředí. Nová právní úprava přináší řadu povinností. Projděme si společně ty nejdůležitější.
KOHO SE NOVÉ POVINNOSTI TÝKAJÍ?
Nové povinnosti se nedotknou jen státních organizací či velkých nadnárodních koncernů. Vnitřní oznamovací systém budou muset zřídit všechny firmy a organizace s 50 a více zaměstnanci. A dále také veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel. Nová povinnost se tak dotkne většiny firem a organizací.
CO JE VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM ČI ETICKÁ LINKA?
Podnikům i dalším subjektům přibude povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, resp. tzv. etickou linku. Etickou linku si lze představit jako různé kanály a postupy pro přijímání, evidenci a šetření oznámení o porušení závazných pravidel.
Smyslem etické linky je umožnit oznamovatelům využít interní kanál namísto předání informací externím kontrolním orgánům. Firma tak může včas zjistit podvodné chování, překazit je a zabránit dalším škodám, včetně poškození reputace nebo uložení sankce. Na základě obdržených oznámení by měla firma realizovat nápravná opatření, které zabrání obdobným nežádoucím jevům v budoucnu. Systém musí utajit totožnost oznamovatelů a ochránit je před odvetnými opatřeními.
KDO MŮŽE OZNÁMENÍ PODAT?
Okruh oznamovatelů – tedy osob chráněných zákonem – je velmi široký. Kromě zaměstnanců to mohou být i uchazeči o zaměstnání, stážisté, členové představenstva či dozorčí rady. Oznamovat mohou i ale dodavatelé nebo zájemci o zakázku. Je proto důležité, aby možnost podat oznámení byla snadno dostupná všem uvedeným subjektům. Efektivním řešením je např. zabezpečený internetový formulář na stránkách společnosti.
JAK LZE OZNÁMENÍ PODAT A DO KDY MUSÍ BÝT VYŘÍZENO?
Oznamovat musí být možné podat písemně, telefonicky i osobně. Oznamovatel získá právo znát závěry šetření do třiceti dnů od oznámení. V odůvodněných případech lze tuto lhůtu prodloužit.
Chod vnitřního oznamovacího systému dokážou usnadnit internetové aplikace. Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Aplikace pomůže hlídat lhůty, ať už bylo oznámení podáno prostřednictvím aplikace nebo např. telefonicky a do aplikace následně zaevidováno administrátorem.
Tato určitá centralizace také přispívá k ochraně osobních údajů oznamovatelů. Těm zase nástroj umožní upozornit na problémy a rizika ve firmě prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Užitek tak získají jak oznamovatelé, tak samotné firmy tím, že budou mít svoje rizika více pod kontrolou.
JAK LZE NOVOU POVINNOST VYUŽÍT PRO ZLEPŠENÍ ŘÍZENÍ PODNIKOVÝCH RIZIK?
Podvodníci používají stále sofistikovanější metody, jak někoho napálit. Ať už jde o krádeže nebo zpronevěry firemního majetku, neoprávněné slevy pro dodavatele nebo získávání neoprávněného prospěchu od dodavatelů, podvodníci mohou připravit firmy o spoustu peněz i dobrou pověst. Riziko podvodu nebo jiného nežádoucího jednání byste tedy rozhodně neměli podceňovat.
Preventivní mechanismy nemusí v konkrétních případech podvodům zabránit. Proto je důležité, abyste zavedli postupy, které umožní podvody odhalovat. Postupů, kterými lze podvody odhalit, je více. Doporučuji, abyste je vhodně kombinovali tak, aby vybalancovaly přínosy a vynaložené náklady.
Jedním z nákladově efektivních nástrojů detekce podvodů a nežádoucího jednání je zavedení vnitřního oznamovacího systému. Podle globální studie ACFE, že až 42 % podvodů je odhaleno na základě oznámení ze strany zaměstnanců nebo zákazníků. Pro zajímavost interní audit (který je podle této studie druhou neúčinnější metodou) odhalí jen 16 % případů! Firmy, které zavedly oznamovací kanál dokážou podvod odhalit mnohem rychleji a snížit výši možné škody až o polovinu.
Zavedením etické linky tak firma získá účinný prostředek pro příjem informací o možných rizicích nebo dokonce podvodech a budete tak na ně schopni včas reagovat.
JAKÉ JSOU DALŠÍ PŘÍNOSY FUNKČNÍ OCHRANY OZNAMOVATELŮ?
Ochrana oznamovatelů patří mezi důležité mechanismy zodpovědného podnikání. Nabízí stakeholderům možnost bezpečně a jednoduše komunikovat, co je trápí. Pomáhá tak vytvářet důvěru ve vzájemných vztazích, čímž podporuje dlouhodobou spolupráci a loajalitu zaměstnanců, klientů i dodavatelů.
V naší praxi ochrany oznamovatelů jsme se setkali s mnoha případy, které se týkaly vztahů na pracovišti. Jedním z takových případů se týkal situace, kdy mistr vulgárně nadával a ponižoval tři operátorky výroby. Lokální vedení o situaci vědělo, ale obávalo se mistrovi něco vytknout. Báli se, že mistr, za kterého neměli náhradu, ze zaměstnání odejde. Na základě podnětu na etickou linku však zakročila mateřská společnost. Vedení i mistrovi bylo důrazně vysvětleno, že taková situace není akceptovatelná. Pokud by se toto chování opakovalo, s mistrem by byl ukončen pracovní poměr. Mistr se za své chování omluvil a od té doby se k operátorkám choval slušně.
Měl jsem možnost s těmito dámami několikrát hovořit telefonem. Poprvé to byl velmi smutný hovor a po hlase jsem vytušil velký strach a frustraci. V rámci posledního telefonátu, kdy už se situace vyřešila, byly dámy veselé a uvolněné a cítil jsem z jejich strany velkou radost. Pro všechny to tedy nakonec dopadlo dobře: firma nepřišla ani o jednoho zaměstnance (a nemusela investovat velké náklady do hledání a zaučování nových) a posílila důvěru těch stávajících.
JAKÁ RIZIKA JSOU SPOJENA S OCHRANOU OZNAMOVATELŮ?
Za nedodržení povinností vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů mají hrozit vysoké pokuty – až milion korun.
Oznamovatel se bude moci obrátit i přímo na Ministerstvo spravedlnosti. Také z tohoto důvodu je v zájmu firem, aby jejich vnitřní oznamovací systém byl důvěryhodný a jednoduchý. Protože jinak ho oznamovatelé nejspíš nevyužijí a obrátí se rovnou na ministerstvo.
Vysoké pokuty a hrozba externích kontrol však nejsou jediným negativním dopadem nedodržení stanovených povinností. Jak bylo naznačeno výše, čím dál důležitější je dodržování principů společenské odpovědnosti firem a dobré vztahy s klíčovými partnery a veřejností. Porušování povinností spočívajících v ochraně oznamovatelů může odradit dosavadní i potenciální partnery od spolupráce a poškodit reputaci společnosti.
JAK VÁM MŮŽEME POMOCI?
Na naší webové stránce ZDE najdete ke stažení praktickou příručku, jak se připravit na novou povinnost. Přečíst si můžete i o našem praktickém a jednoduchém řešení „Etická linka“, které vám pomůže novou povinnost jednoduše splnit v režimu plného či částečného zajištění služby.