Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes wird nach einigen Jahren des Verabschiedungsprozesses endlich verabschiedet. Firmen und Organisationen werden ihm bereits ab Sommer dieses Jahres unterliegen.
Das Gesetz sieht eine unabhängige Überprüfung des Verdachts auf Verstöße spätestens binnen dreißig Tagen nach deren Meldung vor. Bei der Nichteinhaltung der Pflichten drohen Geldbußen in Millionenhöhe. Die Änderungen werden nicht nur die Staatsverwaltung, sondern auch tausende von Firmen betreffen. Einige von ihnen richten bereits interne Meldestellen ein, an die die Verstöße gemeldet werden.
Das Gesetz soll den Personen einen Rechtsschutz geben, die über Verstöße gegen öffentliches Interesse informieren, über die sie im Beruf oder im Zusammenhang damit Kenntnis erlangten. Die begangenen oder geplanten Verstöße können beispielsweise öffentliche Ausschreibungen, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche, aber auch Umweltschutz betreffen. Die neue Rechtsregelung bringt eine Reihe von Pflichten. Gehen wir gemeinsam die wichtigsten von denen durch.
WEN BETREFFEN DIE NEUEN PFLICHTEN?
Die neuen Pflichten betreffen nicht nur staatliche Organisationen oder große multinationale Konzerne. Das interne Meldesystem müssen alle Firmen und Organisationen mit 50 und mehr Mitarbeitern einrichten. Ferner auch öffentliche Auftraggeber, mit Ausnahme von Gemeinden bis zu 10.000 Einwohnern. Die neue Pflicht wird somit die meisten Firmen und Organisationen betreffen.
WAS IST DIE INTERNE MELDESTELLE?
Unternehmer und weitere Subjekte werden verpflichten sein, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Meldestelle kann man sich als verschiedene Kanäle und Verfahren für den Eingang, Erfassung und Überprüfung der Verstöße gegen verbindliche Regeln vorstellen.
Der Sinn der Meldestelle ist es den Hinweisgebern zu ermöglichen, Gebrauch von einem internen Kanal zu machen, anstatt den Verstoß an externe Aufsichtsorgane zu melden. So kann die Firma rechtszeitig Verstöße feststellen, diese vereiteln und weitere Schäden zu verhindern, einschließlich der Verletzung des guten Rufs oder Auferlegung einer Sanktion. Auf Grund der erhaltenen Meldungen sollte die Firma Abhilfemaßnahmen einleiten, die ähnliche Verstöße in Zukunft verhindern. Das System muss die Identität der Hinweisgeber geheim halten und sie vor Vergeltung schützen.
WER KANN EINEN HINWEIS GEBEN?
Der Kreis der Hinweisgeber – d. i. durch das Gesetz geschützten Personen – ist sehr breit. Neben Mitarbeitern können das auch Jobbewerber, Praktikanten, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder sein. Aber auch Auftragsnehmer oder Auftragsinteressanten können Verstöße melden. Es ist daher wichtig, dass die Meldemöglichkeit für alle genannten Subjekte einfach ist. Eine effektive Lösung ist z.B. das abgesicherte Internetformular auf der Firmenseite.
WIE KANN MAN MELDEN UND BIS WANN SIND MELDUNGEN ABZUARBEITEN?
Es muss möglich sein, Meldungen schriftlich, telefonisch und persönlich abzugeben. Hinweisgeber sind berechtigt die Schlüsse der Überprüfung binnen dreißig Tagen nach der Meldung zu erfahren. In begründeten Fällen kann diese Frist verlängert werden.
Das interne Meldesystem kann mit Internetapps vereinfacht werden. Heutige Technologien ermöglichen eine schnelle und einfache Einrichtung der Meldestelle, die zur Abgabe der Meldungen und zugleich als Helpdesk oder eine Kommunikationsplattform dient. Die App hilft Fristen einzuhalten, egal ob die Meldung durch die App oder z.B. telefonisch abgegeben und nachfolgend von einem Mitarbeiter in die App eingegeben wurde. Diese gewisse Zentralisierung trägt auch zum Schutz der personenbezogenen Daten der Hinweisgeber bei. Die Hinweisgeber werden wiederrum mit diesem Instrument auf Probleme und Risiken in dem Unternehmen mittels des abgesicherten Formulars hingewiesen. Sowohl Hinweisgeber als auch Unternehmen selbst werden von der App profitieren, indem sie ihre Risiken besser unter Kontrolle haben werden.
WIE KANN DIE NEUE PFLICHT ZUR VERBESSERUNG DES UNTERNEHMENRISIKOMANAGEMENTS BEITRAGEN?
Betrüger benutzen immer sophistiziertere Betrugsmethoden. Egal ob Diebstähle oder Veruntreuungen von Geschäftsvermögen, unbegründete Preisnachlässe für Auftragnehmer oder Gewinnung von unbegründeten Vorteilen von Auftragnehmern, Firmen können durch Betrüger um viel Geld und auch ihren guten Ruf kommen. Das Betrugsrisiko oder Risiko eines anderen Verstoßes sollten Sie besser nicht unterschätzen.
Vorbeugende Mechanismen müssen in konkreten Fällen Betrügereien nicht im Vorfeld verhindern. Daher ist es wichtig, dass Sie Verfahren einführen, die Betrüge entdecken können. Es gibt mehrere Verfahren mit denen Betrüge aufgedeckt werden können. Es ist empfehlenswert diese geeignet zu kombinieren, damit die Beiträge und aufgewendeten Kosten in Gleichgewicht bleiben.
Eines der kosteneffizienten Instrumente der Entdeckung von Betrügen und Verstößen ist die Einführung des internen Meldesystems. Laut der globalen Studie ACFE werden bis zu 42 % der Betrügereien aufgrund der Meldungen von Mitarbeitern oder Kunden entdeckt. Zur Information, interne Audits (die laut dieser Studie die zweiteffiziente Methode sind) entdecken nur 16 % der Fälle! Firmen, die Meldestellen einführten, sind imstande Betrüge viel schneller zu entdecken und die Höhe des möglichen Schadens bis zur Hälfte zu senken.
Mit der Einrichtung von Meldestellen bekommen Firmen ein wirksames Instrument für den Eingang von Hinweisen auf mögliche Risiken oder sogar Betrüge und werden so imstande sein auf diese rechtzeitig zu reagieren.
WELCHE WEITERE BEITRÄGE HAT DER FUNKTIONIERENDE HINWEISGEBERSCHUTZ?
Der Hinweisgeberschutz gehört zu wichtigen Mechanismen einer verantwortungsvollen Unternehmung. Er bietet den Anteilseignern die Möglichkeit sicher und einfach zu kommunizieren, was sie besorgt. Er hilft somit gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, wodurch langfristige Zusammenarbeit und Loyalität von Mitarbeitern, Kunden und Auftragnehmern unterstützt wird.
Während unserer Praxis des Hinweisgeberschutzes kamen viele Fälle vor, die die Beziehungen am Arbeitsplatz betrafen. In einem solchen Fall ging es darum, dass ein Produktionsmeister vulgär drei Produktionsoperatorinnen beschimpfte und demütigte. Die lokale Geschäftsleitung wusste davon, aber fürchtete sich dem Meister etwas vorzuhalten. Sie befürchtete, dass der Meister, für den sie keinen Ersatz hatten, die Firma verlässt. Auf Grund der Meldung an die Meldestelle griff jedoch die Muttergesellschaft ein. Der Geschäftsleitung und dem Meister wurde nachdrücklich erläutert, dass so ein Vorfall unakzeptabel ist. Sollte sich die Sache wiederholen, wird das Arbeitsverhältnis des Meisters gekündigt. Der Meister entschuldigte sich für sein Benehmen und seitdem benimmt er sich gegenüber den Operatorinnen anständig. Ich konnte mit den Damen mehrmals telefonieren. Beim ersten Mal war es ein trauriges Telefongespräch und der Stimme nach konnte ich eine große Angst und Frustration spüren. Beim letzten Telefongespräch, als die Sache schon abgeschlossen war, waren die Damen fröhlich und sehr erleichtert. Für alle ging es also zum Schluss gut aus: die Firma musste kein Arbeitsverhältnis kündigen (und musste keine hohen Kosten in die Suche und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern investieren) und stärkte das Vertrauen von bisherigen Mitarbeitern.
WELCHE RISIKEN SIND MIT DEM HINWEISGEBERSCHUTZ VERBUNDEN?
Für die Nichteinhaltung der Pflichten gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz sollen hohe Geldbußen drohen – bis zu einer Million Kronen.
Hinweisgeber können sich auch direkt an das Justizministerium wenden. Auch aus diesem Grund ist es im Interesse der Firmen, dass ihr internes Meldesystem vertrauensvoll und einfach ist. Sonst werden die Hinweisgeber kein Gebrauch davon machen und wenden sich direkt an das Ministerium.
Hohe Geldbußen und die Drohung von externen Prüfungen sind jedoch nicht die einzige negative Auswirkung von Nichteinhaltung der festgelegten Pflichten. Wie oben bereits erwähnt wurde, ist die Einhaltung von Prinzipien der gesellschaftlichen Verantwortung von Firmen und die guten Beziehungen mit Schlüsselpartnern und der Öffentlichkeit immer wichtiger. Die Verletzung der Pflichten bezüglich des Hinweisgeberschutzes kann die bisherigen sowie potenziellen Partner von der Zusammenarbeit abraten und den guten Ruf der Firma beeinträchtigen.