Stellen Sie sicher, dass Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen führen

Die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs gilt für alle Unternehmer und Unternehmen, die den Vorsteuerabzug für die Nutzung eines Fahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken geltend machen. Um Ärger mit den Steuerbehörden zu vermeiden, ist es ratsam, einige Richtlinien zu beachten. Steuerberater Petr Linx von BDO erklärt, wie sich das Fahrtenbuch selbst auf die Steuern auswirkt, wer von der Führung des Fahrtenbuchs betroffen ist, wie man damit umgeht und was man vermeiden sollte.

Alle Umsatzsteuerpflichtigen, die Firmenwagen nutzen, kommen um das ordnungsgemäße Führen des Fahrtenbuchs nicht herum. Sie sind natürlich nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie das Fahrzeug geschäftlich nutzen; die private Nutzung muss vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen werden.

Auch wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, aber die Nutzung des Fahrzeugs für die Einkommensteuer nachweist, ist verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Es gibt jedoch eine Ausnahme für diejenigen, die einen Pauschalbetrag für die Beförderung mit einem Straßenkraftfahrzeug verwenden. Sie müssen eigentlich kein Fahrtenbuch führen.

"Ich würde allen, die von der Fahrtenbuchpflicht betroffen sind, dringend empfehlen, das Fahrtenbuch ordnungsgemäß auszufüllen. Überraschenderweise wird das Fahrtenbuch im Gesetz nicht erwähnt, aber es ist das einfachste Instrument, um den Behörden bei Unregelmäßigkeiten die Ausgaben nachzuweisen, und hat sich zu einer allgemein akzeptierten Praxis entwickelt", sagt Steuerberater Petr Linx von BDO.

"Manchmal hört man von Fällen, in denen das Fahrtenbuch mehrere Monate oder Jahre zurückliegt. Ich halte das in Anführungszeichen für sehr gewagt, vor allem angesichts der kurzen Frist für die Einreichung der Unterlagen. Meiner Meinung nach ist das eine ziemlich undurchführbare Aufgabe, die das Finanzamt am Ende sowieso herausfinden wird, da der Steuerzahler nicht in der Lage sein wird, alles genau der Realität entsprechend nachzuvollziehen und zu beweisen", ergänzt Petr Linx.

Die rein geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs ist oft unrealistisch und lohnt sich möglicherweise nicht
Bei der Beantragung eines Vorsteuerabzugs für den Kauf eines Fahrzeugs muss der Steuerzahler den Anteil der geschäftlichen und privaten Nutzung des Fahrzeugs bestimmen oder schätzen. "In der Praxis empfehle ich aus zwei Gründen nicht, 100 % der Nutzung des Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke zu veranschlagen. Die überwiegende Mehrheit der Autos wird erfahrungsgemäß nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt, und für den Steuerverwalter ist es oft ein Fall, bei dem die Genauigkeit leicht überprüft und in den Mittelpunkt gestellt werden kann", kommentiert Petr Linx von BDO.

Da Firmenwagen auch gelegentlich genutzt werden, zum Beispiel zum Einkaufen, zur Apotheke oder zum Abholen der Kinder, empfiehlt Petr Linx in den meisten Fällen, eine betriebliche Nutzung von etwa 80 % anzusetzen. Handelt es sich jedoch um den Ersatz eines ausrangierten Fahrzeugs, sollte die Schätzung auf der Grundlage des Nutzungsanteils des vorherigen Fahrzeugs erfolgen.

Im letzten Steuerjahr desselben Jahres wird der Steuerpflichtige den geschätzten Abzugsanspruch an den tatsächlichen Anspruch anpassen.

Das Verhältnis von geschäftlicher zu privater Nutzung muss ständig angepasst werden
Aus Sicht der Mehrwertsteuer ist die Angelegenheit damit aber noch nicht erledigt. "Während der nächsten 4 Jahre nach dem Jahr des Kaufs überwacht der Steuerzahler das Fahrzeug, und wenn sich das Verhältnis um mehr als 10 % verringert, muss er den Abzug noch anpassen und einen Teil der Mehrwertsteuer an den Staat zurückzahlen", kommentiert Petr Linx. Natürlich funktioniert es auch umgekehrt, d.h. es ist möglich, einen Teil des Vorsteuerabzugs zurückzufordern, wenn sich das Verhältnis im Vergleich zum ersten Jahr um mehr als 10% erhöht.

"Im Bereich der Mehrwertsteuer ist es ärgerlich, dass der Anspruch auf Vorsteuerabzug für jeden erhaltenen Umsatz geprüft wird. In der Praxis bedeutet dies, dass die Mehrwertsteuer auf jede Einnahme im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Fahrzeugs einem einfachen Test unterzogen wird, um einen vollständigen oder teilweisen Vorsteuerabzug zu beantragen", sagt Peter Linx. Wird das Auto für gemischte Zwecke verwendet, hat der Steuerpflichtige wiederum nur Anspruch auf einen teilweisen Vorsteuerabzug. Dazu gehören Kraftstoff, Wäsche, Wartung, Instandhaltung und Leasingraten. Bei diesen Betriebsausgaben handelt es sich um einen einmaligen Abzug, den der Steuerpflichtige in den Folgejahren nicht mehr in Anspruch nehmen kann.

In der Praxis werden die oben genannten anteiligen Ansprüche auf Vorsteuerabzug normalerweise anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs ermittelt und nachgewiesen.

Je detaillierter das Fahrtenbuch ist, desto leichter ist es zu beweisen
Bei der Aufzeichnung der Fahrt im Fahrtenbuch dürfen das Datum, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, der Abfahrts- und Ankunftsort, die verbrauchte Kraftstoffmenge einschließlich des Preises und der Zweck der Fahrt nicht fehlen. "Ich empfehle außerdem, die Abfahrts- und Ankunftszeit, den Beginn und das Ende von Sicherheitspausen, die Strecke und die Grenzübergänge sowie bei Auslandsfahrten die Mautgebühren anzugeben", rät Petr Linx.

"Beim Nachweis der Richtigkeit gegenüber dem Finanzamt sind diese genaueren Angaben nützlich, und es ist möglich, dass das Amt ohne diese Angaben im Fahrtenbuch trotzdem nachfragt und es schwierig ist, sie zurückzuverfolgen", ergänzt der Steuerberater von BDO.

In einigen Fällen fordert die Behörde im Rahmen der Zusammenarbeit in der Steuerverwaltung sogar offiziell zur präventiven regelmäßigen Vorlage des Fahrtenbuchs auf. "Meiner Meinung nach ist dies jedoch nicht mehr der Zweck des Fahrtenbuchs, das als Aufzeichnung zur Behebung von Unregelmäßigkeiten und nicht zur laufenden Kontrolle dient", kommentiert Petr Linx. In einem solchen Fall empfiehlt er, gegen den Bescheid Widerspruch einzulegen.