In unserer Praxis stoßen wir oft auf verschiedene Formen der grenzüberschreitenden Beschäftigung, die eine Reihe von Pflichten auf Seite des Arbeitgebers sowohl in Tschechien, als auch im Ausland mit sich bringen. Zweck dieses Artikels ist es kurz auf die Pflichten hinzuweisen, damit die Geschäftsvorteile der grenzüberschreitenden Gestaltung samt dem verwaltungstechnischen Aufwand von Arbeitgebern erwägt werden können.
Bei der Beurteilung der grenzüberschreitenden Beschäftigung halten wir es für wichtig in erster Linie eine richtige Gestaltung zu identifizieren oder zu wählen, die am besten der beabsichtigten ausländischen Tätigkeiten entspricht. Es gibt insbesondere folgende Varianten:
- Dienstreise, was eine befristete Entsendung eines Arbeitnehmers zur Arbeitsausübung außerhalb des vereinbarten Arbeitsortes ist, wobei der Arbeitnehmer weiterhin die Anweisungen seines Arbeitgebers zu befolgen hat,
- Arbeitnehmerüberlassung (von einem anderen Arbeitgeber oder von einer Zeitarbeitsfirma), wenn der Rechtsarbeitgeber seinen Arbeitnehmer zeitweise an einem anderen Arbeitgeber (Entleiher) verleiht, damit er nach dessen Anweisungen, auf dessen Risiko und zu dessen Gunsten eine Tätigkeit ausübt,
- dauerhafte Arbeitsausübung außerhalb des Landes des Arbeitgebers, d.h. Fälle, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertragsvertrag mit einem Mitarbeiter abschließt, der dauerhaft im Ausland ansässig ist.
Es ist nötig insbesondere folgende Bereiche zu klären, wobei der Hauptpunkt für die Beurteilung der meisten von diesen die reale Anwesenheit des jeweiligen Mitarbeiters im Ausland ist, nicht zum Beispiel die formale Klärung im Fall des vereinbarten Arbeitsortes des jeweiligen Mitarbeiters:
- Immigrationsangelegenheiten,
- Quellensteuer,
- Sozial- und Krankenversicherung,
- Körperschaftssteuer (potenzielle Entstehung der Betriebsstätte, d.h. Registrierung zur Körperschaftssteuer im Ausland und Besteuerung eines Teiles der Gewinne des Arbeitgebers im Ausland),
- arbeitsrechtliche Bedingungen des Arbeitnehmers, d.h. Umfang des anwendbaren ausländischen Arbeitsrechts,
- Meldepflichten im Ausland (z.B. Meldung der Arbeitnehmerentsendung zwecks Dienstleistungserbringung) und Pflichtumfang der Dokumente, die die Mitarbeiter im Falle einer Prüfung im Ausland vorlegen müssen,
- Gesellschaftsrecht, insbesondere die Beurteilung der Pflicht der Errichtung einer Zweigniederlassung im Ausland,
- geeignete Kommunikation mit dem Arbeitnehmer, damit er versteht, was es für ihn in den oben genannten Bereichen heißt im Ausland zu arbeiten.
Im folgenden Text widmen wir uns insbesondere den Auswirkungen im Bereich Steuern und Versicherungsbeiträge. Es ist jedoch empfehlenswert sich auch mit den oben genannten Angelegenheiten zu befassen.
Dienstreise
Im Bereich der Quellensteuer bei Dienstreisen kann häufig von der bekannten Ausnahme von der Pflicht die Steuer in dem jeweiligen Land abzuführen in Form des Limits von 183 Anwesenheitstagen in dem jeweiligen Land innerhalb von 12 Monaten Gebrauch gemacht werden. Diese Ausnahme kann angewendet werden, wenn der Arbeitnehmer und auch der Arbeitgeber in dem jeweiligen Land beschränkt steuerpflichtig sind und der Arbeitgeber in dem jeweiligen Land keine Betriebsstätte hat, zu deren Last die Einkünfte so eines Arbeitnehmers gehen würden.
Im Bereich der Sozial- und Versicherungsbeiträge kann in vielen Fällen die Regelung über die Entsendung angewendet werden, die es ermöglicht die Beitragspflicht in dem Heimatland beizubehalten. Für diesen Zweck ist die Bescheinigung über die Rechtszuständigkeit (innerhalb der A1-Bescheinigung) zu benutzen.
Im Falle, dass von der Ausnahme von den Beitragspflichten kein Gebrauch in dem Land der zeitweisen Arbeitsausübung gemacht werden kann, folgt die Beurteilung, ob für den Arbeitgeber die Pflicht entsteht, im Ausland die Lohnerfassung für Zwecke der Quellensteuer, Sozial- und Krankenversicherung zu führen.
Bei Dienstreisen, wenn der Arbeitnehmer Tätigkeit auf Rechnung seines Arbeitgebers ausübt, halten wir es für wichtig auf das Risiko der Entstehung der Betriebsstätte des Arbeitgebers im Ausland hinzuweisen.
Es ist wichtig auch die anwendbaren arbeitsrechtlichen Bedingungen in dem Land, in das der Arbeitnehmer fährt, zu beachten. Der Umfang der Anwendung des ausländischen Rechts wird in der Regel von der Dauer der Dienstreise und dem Tätigkeitsbereich des Arbeitnehmers abhängig sein. Damit hängt auch die Meldepflicht bei der Arbeitnehmerentsendung zwecks Dienstleistungserbringung zusammen, die im Rahmen der EU harmonisiert ist, und somit in allen EU-Staaten gilt. Last but not least sollte der Arbeitgeber überprüfen, welche Dokumente der Arbeitnehmer bei sich für Zwecke einer etwaigen Prüfung haben muss.
Arbeitnehmerüberlassung
Im Falle der Arbeitnehmerüberlassung sollte sich der Arbeitgeber vor allem mit der Frage auseinandersetzen, ob das vereinfachte Arbeitsrechtsinstitut von Arbeitnehmerüberlassung in Tschechien und Deutschland angewendet werden kann, und somit legal die Pflicht eine Lizenz als Zeitarbeitsfirma zu erwerben umgegangen werden kann. Die Arbeitnehmerüberlassung hat gewöhnlich eine Reihe von Bedingungen, deren Erfüllung grundlegend zwecks der Vermeidung der strengen Sanktionen seitens der örtlichen Behörden im Falle der Arbeitnehmerüberlassung ohne die entsprechende Berechtigung. Auf jeden Fall müssen den Leiharbeitnehmern vergleichbare Arbeitsbedingungen in dem jeweiligen Land geschaffen und gewährleisten werden, die auch Arbeitnehmer in entsprechenden Positionen haben.
Auch da sind die Meldepflichten im Ausland und die im Ort der Ausübung der Tätigkeit erforderliche Dokumente zu beachten.
Diese Gestaltungsform heißt in der Regel, dass die Einkünfte des Arbeitnehmers vom ersten Tag der Arbeitsausübung im Ausland zu besteuern sind. Für die Steuerabführung kann der Rechtsarbeitgeber oder der Verleiher oder der Arbeitnehmer selbst verantwortlich sein.
Im Unterschied zu der Quellensteuer wird in diesem Fall in der Praxis gewöhnlich die Regelung über die Entsendung im Bereich der Sozial- und Krankenversicherung angewandt, d. h. Versicherungsbeiträge werden weiterhin im Heimatsstaat abgeführt.
Bei dieser Form ist das Risiko der Entstehung einer Betriebsstätte des Rechtsarbeitgebers im Ausland kleiner.
Dauerhafte Arbeitsausübung außerhalb des Sitzlandes des Arbeitgebers
Benötigt ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einzustellen, der dauerhaft im Ausland ansässig ist, entsteht ihm in der Regel die Pflicht ausländische Lohnagenda für Zwecke der Quellensteuer und Versicherungsbeiträge zu führen.
In diesem Fall gibt es ein erhebliches Risiko der Entstehung der Steueranwesenheit (der Betriebsstätte) und der Notwendigkeit der Gründung einer Zweigniederlassung. Dies gilt auch bei der Ausübung der Tätigkeit des Arbeitnehmers von zu Hause.
Der Arbeitnehmer wird dann gewöhnlich einen Anspruch auf die Anwendung des vollen Umfangs des ausländischen Arbeitsrechts haben und wir empfehlen gut die Wahl eines anderen Rechts des Arbeitsvertrags zu bedenken, als des Staats der Arbeitsausübung.
Auf Grund unserer Erfahrungen ist der potenzielle verwaltungstechnische Aufwand für den Arbeitgeber sehr erheblich und es kann gesagt werden, dass der Arbeitgeber eine ausländische lokale Fachunterstützung benötigen wird. Es ist empfehlenswert im Vorsprung eine Analyse der potenziellen Auswirkungen der jeweiligen Gestaltung und der Kosten für die Lösung der Auswirkungen zu erarbeiten. Im Hinblick auf die jetzige Digitalisierungszeit und das Niveau des Informationsaustausches sind nämlich Behörden im Stande die Erfüllung der entsprechenden Pflichten einschließlich der Auferlegung der zusammenhängenden Sanktionen im Falle deren Nichteinhaltung zu erzwingen.