Whistleblowing – ochrana oznamovatelů

Nová povinnost firem pro ochranu oznamování protiprávních jednání

Podniky jsou citlivé na události, které poškozují jejich pověst, a lídři firem si stále více uvědomují potřebu zajistit a prokázat firemní integritu. Rovněž uznávají, že při řízení těchto rizik musí být mnohem aktivnější než doposud. Síť BDO každý rok zpracovává mezinárodní průzkum týkající se rizik, které hýbou podnikatelským světem. Pandemie ukázala, že společnosti, které se nebojí riskovat, si vedly mnohem lépe.
Mezi faktory úspěchu patřila především schopnost nazírat na problémy z jiného úhlu pohledu: otevřenost a flexibilita v procesech a také péče o zaměstnance, partnery i širší veřejnost. Zejména získaná loajalita totiž pomáhá přestát nejrůznější krize.
 
Zabezpečený kanál interní komunikace a ochrana oznamovatelů patří mezi důležité mechanismy zodpovědného podnikání. Pomáhá tak vytvářet důvěru ve vzájemných vztazích, čímž podporuje dlouhodobou spolupráci.

Co je směrnice o ochraně oznamovatelů?


Cílem směrnice je poskytnout právní ochranu osobám (whistleblowerům), kteří jsou ve firmě svědky neetického či protiprávního jednání. 

Informují o poškození veřejného zájmu, o kterém se dozví v zaměstnání nebo v souvislosti s ním. Poškození veřejného zájmu má podle směrnice spočívat v porušení práva v předem definovaných oblastech, ve kterých orgány Evropské unie vykonávají svou kompetenci. Jde například o oblast veřejných zakázek, finančních služeb, praní peněz a financování terorismu, ochrany životního prostředí a další. 

Zákon o ochraně uživatelů platí od 1. 8. 2023.

Jaké vám z ní vyplývají povinnosti?


Nové povinnosti se nedotýkají jen státních organizací či velkých nadnárodních koncernů. Vnitřní oznamovací systém musí zřídit všechny firmy s 25 a více zaměstnanci. A také veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Podnikům i dalším subjektům přibude povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, tedy bezpečné postupy pro přijímání a šetření oznámení. Systém musí především utajit totožnost oznamovatelů. Rovněž budete muset určit osobu, která bude za přijímání a prošetřování oznámení odpovědná. 

Volba formy oznámení je v podstatě na samotném oznamovateli – musíte oznamovateli umožnit přijímat oznámení písemně i ústně. Podat oznámení mohou nejen zaměstnanci, ale také dodavatelé nebo zájemci o práci. Oznamovatel má dále právo být písemně informován o přijetí oznámení do 7 dní od jeho přijetí a dále má právo být informován o závěrech šetření do 30 dnů ode dne přijetí oznámení.

Nové povinnosti

Postihem za porušení povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů je pokuta ve výši 1 milionu korun nebo 5 % z čistého obratu společnosti. Čím dál důležitější je rovněž dodržování principů společenské odpovědnosti firem a dobré vztahy s klíčovými partnery a veřejností. Porušování povinností spočívajících v ochraně oznamovatelů může odradit dosavadní i potenciální partnery od spolupráce a poškodit reputaci společnosti.

Než se rozhodnete zavést oznamovací systém ve firmě, zvažte, co by měl splňovat:

  • Vybrali jste řešení, které je dostatečně zabezpečené?
  • Určili jste osobu zodpovědnou za fungování systému?
  • Stanovili jste, kdo bude mít do systému (administrátorský) přístup?
  • Zajistili jste diskrétnost uživatelů a přitom jim umožnili přístup ke zpětné vazbě?
  • Vybrali jste, kdo bude posuzovat a vyhodnocovat jednotlivá oznámení?
  • Stanovili jste vhodné postupy a metriky pro posouzení oznámení??
  • Poučili jste uživatele o způsobu využívání systému?

Legislativa, která by problematiku whistleblowingu v plné šíři pokrývala, v České republice dlouho chyběla. I to mělo za následek, že české společnosti velmi často řeší whistleblowing pouze okrajově a některé dokonce nepoužívají žádný vnitřní oznamovací systém. Protiprávní a neetické jednání na pracovišti přitom poškozuje image společnosti, demotivuje zaměstnance a může se i značně prodražit.

Absence vhodného oznamovacího systému vede k tomu, že lidé neví, jakým způsoben mohou oznámení podat. Případně mají obavy, že jejich totožnost bude prozrazena, , že získají nálepku donašeče a z případné následné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Mohou tak zvažovat, že informace svěří někomu zvenčí (médiím, policii, právnímu zástupci, správnímu orgánu atd.). V takovém případě hrozí nepříjemné mediální kauzy nebo dokonce soudní řízení. Důvodem k zavedení vnitřního oznamovacího systému by tak nemělo být pouze splnění legislativních podmínek, ale také zabránění neetického a protiprávního jednání a získávání pravidelné zpětné vazby na chod vaší organizace.

Fyzické schránky důvěry a emailové schránky jsou již přitom přežitkem a nejsou zcela v souladu se zmiňovanou evropskou směrnicí. Právě proto se od těchto tradičních oznamovacích kanálů upouští a vytvářejí se například online řešení, která splňují podmínky vyplývající z nové povinnosti. Ty mohou společnosti přinést skvělé výsledky.

 

„Firmy se obávají, co jim nová povinnost přinese. Nový BDO Risk Landscape potvrzuje, že ten, kdo se stará o svoje lidi a okolí, může zvládnout krize lépe. Jsem přesvědčený, že spoustě firem a majitelů je tento přístup sympatický, i když jinak hantýrku EU moc nemusí. Přístupem BDO je nabízet pragmatická a cenově dostupná řešení. Chceme podpořit naše partnery, aby využili příležitosti a zvládli rizika související s novou regulací.“
Ochrana

Bylo řečeno:

„Firmy se obávají, co jim nová povinnost přinese. Nový BDO Risk Landscape potvrzuje, že ten, kdo se stará o svoje lidi a okolí, může zvládnout krize lépe. Jsem přesvědčený, že spoustě firem a majitelů je tento přístup sympatický, i když jinak hantýrku EU moc nemusí. Přístupem BDO je nabízet pragmatická a cenově dostupná řešení. Chceme podpořit naše partnery, aby využili příležitosti a zvládli rizika související s novou regulací.“

Řešení BDO: Etická linka

Chod vnitřního oznamovacího systému dokážou usnadnit internetové aplikace. Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Náš whistleblowingový nástroj umožní oznamovatelům upozornit na problémy  prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Tato určitá centralizace vám pomůže mít jednotlivá oznámení více pod kontrolou, snáze sledovat lhůty a chránit osobní údaje oznamovatelů.

Naši odborníci vám budou pravidelně připravovat zprávy o případných podáních a navrhovat vhodný postup při jejich řešení.

Proč zvolit naše řešení?

  • Jistota a klid: Buďte první, kdo se dozví o pochybení ve Vaší organizaci. Mějte věci pod kontrolou. Jednejte s péčí řádného hospodáře. Předejděte právním, finančním a reputačním rizikům.
  • Rychlost a jednoduchost: Webový formulář má responzivní design a je možné k němu přistupovat jak z počítače, tak tabletu nebo mobilu. Ovládání je snadné a aplikaci zvládne používat každý.
  • Diskrétnost: Předejděte zveřejňování vašich interních záležitostí na úřadech či u policie a umožněte zaměstnancům podávat oznámení na portálu určeném jen vám.
  • Efektivita: Služba je dostupná 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
  • Spolehlivost a diskrétnost: Naše řešení garantuje nejvyšší míru ochrany identity oznamovatele.
  • Vše pod jednou střechou: Tým našich zkušených poradců v oblasti interního auditu a řízení rizik vám pomůže pokrýt celou navazující oblast řízení rizik.

Vyberte si ze dvou variant řešení:

Etická linka bez starostí


BDO pro vás zajistí:

  • umístění aplikace na cloudovém řešení BDO
  • přijímání, správu, šetření a uzavírání oznámení
  • zajištění role tvz. příslušné osoby
  • příjem oznámení po telefonu
  • administrátorskou podporu k aplikaci
  • pravidelnou aktualizaci
  • úvodní zaškolení uživatelů
  • vzory interních předpisů

Etická linka s asistencí


BDO pro vás zajistí:

  • umístění aplikace na cloudovém řešení BDO
  • založení přístupu
  • administrátorskou podporu k aplikaci
  • pravidelnou aktualizaci
  • úvodní zaškolení uživatelů


Správa a přijímání oznámení je již na vás. Rádi vám však nabídneme podporu při šetření a uzavírání oznámení podle vašich aktuálních potřeb a požadavků.

Hlavní kontaktní osoby

Náš tým odborníků vám rád pomůže s hledáním vhodného řešení, implementací systému a navrhne pro vás služby na míru.

.

Stanislav Klika

Director | Head of Risk advisory services • Risk Advisory Services
personView bio